Comment gérer la correspondance de numérotation d’une fiche client entre Smoall et la comptabilité ?

Smoall et la comptabilité sont deux bases de données distinctes qui articulent l’information liée aux clients/fournisseurs.

Lorsque deux bases de données cohéxistent, il est essentiel de :

– Définir laquelle des deux bases sera « maître » et conservera l’information la plus à jour.
– D’établir une clé de correspondance entre leux deux bases.

Voyons comment ces deux points s’appliquent dans Smoall :

1. Base de données « maître » :

Une information « business » sera toujours antérieure à une information « comptable ». La base de donnée la plus à jour sera donc la base de donnée de l’entreprise et non la comptabilité. Smoall sera donc la base de données « maître ».

2. Comment gérér une clé de correspondance :

2.1 Dans l’hypothèse probable où l’utilisation d’un programme de comptabilité était déjà en place avant l’utilisation de Smoall, les fiches clients en comptabilité existaient déjà avant leur création dans Smoall. Dans ce cas, nous conserverons la référence comptable existante au sein de Smoall. Celle-ci sera conservée au sein de la fiche client / fournisseur au niveau du champ : « Référence comptable »

Dans ce cas précis, la clé de correspondance utilisée dans les injections comptables sera la « Référence comptable », pour autant qu’il y en ait une. S’il n’y en a pas, c’est le numéro de client Smoall qui fera office de référence comptable.

Ex : Imaginons que 100 clients soient déjà créés en comptabilité lors du déploiement de Smoall. Les références comptables de ces 100 clients devront être complétées au sein des fiches clients dans Smoall. Le 101e client qui sera créé dans Smoall, n’aura pas de référence comptable dans sa fiche, mais donnera son numéro Smoall comme référence comptable au sein du fichier d’injection.

2.2 Dans l’hypothèse où Smoall serait déployé avant la mise en place d’un programme de comptabilité, les injections comptables reprendront le numéro de client/fournisseur Smoall comme Référence comptable.

Dans ce cas précis, le numéro de client Smoall sera la clé de correspondance entre les deux bases de données.