Qu’est ce qu’un document opérationnel ?

Un document opérationnel – DocOps – est un document non financier, qui permet de faire circuler de l’information et d’organiser les opérations.

Exemples :

– Lettre de couverture : Vous devez envoyer régulièrement une lettre en format A4 (papier ou PDF) et cette lettre doit reprendre des informations de Smoall (noms, prénoms; …)

– Bon de travail : Vous gérez des équipes à distance sur des interventions ponctuelles (maintenance, nettoyage, handymen, …). Décrivez les différents aspects du travail à accomplir (descriptif, check list, matériel à prendre, photo technique, carte géographique, …)

– Bon de production : Vous envoyez vos instructions de production à votre atelier ou votre fournisseur en précisant exactement les quantités et les spécificités des produits.

– Bon de commande client : Ce DocOps permet de formater et formaliser la commande de vos clients.

– Bon de commande fournisseur : Ce DocOps permet de formater et formaliser la commande d’un produit ou d’un service à vos fournisseurs. Ce DocOps formalise la description spécifique et le prix d’une commande de produit ou une prestation de service.

– Picking list : Ce DocOps établit la communication entre d’une part le service des (après)ventes et d’autre part le gestionnaire du stock dans le cadre de la préparation des commandes.

– Bon de chargement : Ce DocOps permet de formaliser le chargement de marchandise lors d’un transport. Sa signature peut servir de transfert de responsabilité entre le stockage et le transport.

– Facture pro format : Ce DocOps est une facture « sans valeur » et peut accompagner la marchandise lors du transport.

– Bon de livraison : Ce DocOps permet de formaliser la livraison de marchandise lors d’un transport. Sa signature peut servir de transfert de responsabilité entre le transport et le client.

– Feuille de route : Ce DocOps permet de cadrer « une journée type » avec tous les éléments qui la compose : Planning de la journée, Liste d’intervenants, N° de téléphone important, Météo, …

– Contrôle qualité : Ce DocOps établit des programmes de contrôle types en fixant les différents points de contrôle.

– Rapport d’intervention : Ce DocOps permet de rapporter le contenu d’une intervention sur la forme d’un rapport libre (texte non structuré) ou de points précis.

L’information contenue dans ces documents opérationnels proviennent d’une part de Smoall et d’autre part sont complétées manuellement.