Si vous passez plus 2 jours par trimestre le nez dans la paperasse, c’est déjà beaucoup trop, et vous pouvez certainement gagner du temps. Mais comment ? Voici 5 astuces pour vous faciliter la vie.
1. Faites vos factures et vos devis en ligne
Vous rédigez toujours vos factures et vos devis «à la main» dans un tableau, ou pire, un simple traitement de texte? Il y a de fortes chances pour que ça vous prenne plusieurs heures par mois. Le cloud regorge aujourd’hui de logiciels de facturation en ligne simples, efficaces et rapides. Certains – comme Smoall – peuvent même se charger pour vous d’imprimer et d’envoyer par la poste les factures que vos clients les plus conservateurs veulent encore recevoir sur papier.
2. Utilisez les extraits de compte électroniques (ou fichiers coda
Ces extraits de comptes électroniques sont standardisés: quelle que soit votre banque, ils ont la même structure. Les données qu’ils contiennent peuvent donc être directement exploitées par votre logiciel de facturation ou votre logiciel comptable. Plus besoin de compulser vos extraits pour savoir qui vous a payé: vos logiciels se mettent à jour tout seuls – les plus sophistiqués enverront même automatiquement un rappel !
3. Dites “stop” au papier pour vos achats !
Oubliez le papier et les classeurs qui prennent la poussière: la plupart de vos fournisseurs seront ravis de vous envoyer des factures électroniques ou des PDF. Quant aux inévitables tickets et souches TVA, investissez dans un scanner. Vous pourrez ainsi tout stocker sur votre ordinateur ou dans un de ces systèmes en ligne qui vous proposent de gérer vos factures d’achat. Cerise sur le gâteau: vous pourrez les retrouver bien plus facilement !
4. Passez au digital avec votre comptable
Si votre comptable est un tant soit peu moderne et que vous digitalisez systématiquement vos factures, vos devis et vos achats, vous pourrez les lui transmettre très facilement par voie électronique. Adieu aux visites régulières dans les bureaux de votre fiduciaire les bras chargés de dossiers !
5. Choisissez un secrétariat social digital
UN secrétariat social digital vous offre une foule d’avantages. Non seulement vous gagnerez du temps dans la préparation et l’encodage des prestations de vos collaborateurs (et les vôtres), mais en plus il transmettra tous les documents automatiquement à votre comptable. Encore du temps gagné !
Devenez exigent(e) !
De nos jours, la maturité numérique doit devenir un critère déterminant dans le choix de vos prestataires et fournisseurs. Vous êtes entrepreneur: tout ce qui peut vous libérer du temps pour faire votre métier est donc le bienvenu !