Bon de production, rapport d’intervention, lettre de couverture… autant de documents opérationnels dont vous avez besoin pour gérer correctement votre entreprise. Besoin de plus d’explications ? Suivez le guide.
Les documents opérationnels, ou DocOps, servent à transmettre l’information de manière structurée et claire, que ce soit à l’intérieur de votre entreprise – vers vos collaborateurs – ou vers l’extérieur – vers vos clients, fournisseurs et sous-traitants. Chaque document a un format bien défini, qui permet à chacun de retrouver facilement les informations.
Quels sont les types de documents opérationnels ?
Il existe autant de documents opérationnels que vous en avez besoin. Voici les plus courants:
- La lettre de couverture introduit une offre, ou une livraison
- Le bon de production fait le lien entre les commerciaux et la production. Il détaille les produits, la quantité à produire et les éventuelles spécifications techniques.
- Le bon de livraison accompagne vos marchandises jusqu’à leur livraison chez le client. Daté et signé par le client, il permet de prouver que la livraison a eu lieu et a été acceptée. Il peut aussi organiser certains éléments propres au contrat, comme un transfert de propriété ou de responsabilité. Il peut aussi servir de preuve en cas de contentieux.
- Le bon de réception est l’inverse du bon de livraison. Il vous permet d’enregistrer la réception dans votre entreprise de marchandises commandées à vos fournisseurs.
- Le bon de travail ou feuille de service est surtout utilisé dans les entreprises de service. Ce bon détaille le travail que devra effectuer la personne ou l’équipe envoyée sur le terrain: photos techniques, carte, entretien, réparation, checklist , etc.
- Le rapport d’intervention est lui aussi typique des entreprises de services. Signé par le client, il peut servir de preuve. En général, il contiendra un descriptif du travail accompli, des photos « avant-après », des recommandations, le temps passé sur place, les pièces de rechange utilisées, etc.
Comment utiliser les documents opérationnels ?
Les documents opérationnels sont là pour vous faire gagner du temps. Vous devez donc à la fois pouvoir les utiliser facilement et les faire évoluer avec vos besoins. L’idéal est donc d’utiliser un logiciel qui génère ces documents en quelques clics, comme Smoall.
Votre objectif: générer ces documents sans devoir réencoder ou recopier des informations existantes. Par exemple, préparer un bon de livraison sur base des informations du bon de production, ou préencoder le rapport d’intervention en partant des données du bon de travail. Simple, efficace, et rapide pour vos collaborateurs ! .