A force de conserver toutes vos factures dans des cartons, ceux-ci s’entassent et vous vous vous noyez sous des piles de papier. Découvrez comment faire de la place, tout en restant en ordre avec l’administration fiscale.
Puis-je conserver mes factures de manière électronique?
La technologie évolue et emporte la fiscalité avec elle. De plus en plus de documents sont envoyés depuis des canaux électroniques. Une économie de papier et de temps non négligeable. Pourquoi les imprimer pour les archiver, alors que vous pouvez tout conserver sur votre ordinateur?
Type d’archivage: électronique ou papier?
Peu importe, vous pouvez tout conserver de manière électronique, en papier ou les deux. Vous avez besoin de place dans votre bureau, et voulez conserver vos documents de manière électronique? Le format d’archivage ne doit pas forcément être le même que le format de réception du document. Vous pouvez aussi scanner vos factures papier afin de ne les conserver électroniquement.
Combien de temps stocker vos factures électroniques ?
La règle est identique, quel que soit le mode de stockage: vous devez conserver vos factures 7 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur date d’émission. Autrement dit, une facture émise en mars 2019 doit rester dans vos archives jusqu’au 31 décembre 2027. Gardez à l’esprit que le matériel informatique est victime d’obsolescence. Il est donc important de faire des backups afin de conserver vos factures pendant ces 7 années.
Quelles sont les preuves électroniques valables?
Commençons par ce qui ne l’est pas: une pièce jointe dans un mail envoyé par votre fournisseur ne peut pas être présentée comme preuve dans un contrôle fiscal. Même chose pour les factures stockées sur le portail d’un fournisseur, d’autant qu’il pourrait à tout moment suspendre son activité, et donc causer la perte de vos factures. En théorie, vous pouvez par contre conserver un email contenant une copie de la facture, à condition d’être certain de le conserver durant 7 ans sans l’effacer ou le perdre.
En clair, mieux vaut télécharger, sauvegarder ou scanner vos factures et :
- soit les conserver sur votre propre système d’archivage centralisé.
- soit les envoyer sur les serveurs de votre comptable via un système de drop comptable comme celui de Smoall.
Quelles sont les obligations d’archivage ?
Votre méthode d’archivage, quelle qu’elle soit, doit pouvoir garantir:
- La lisibilité: les personnes qui consulteront vos documents doivent pouvoir y lire toutes les informations.
- L’authenticité: le document doit pouvoir assurer l’identité de l’émetteur et du récepteur de la facture.
- L’intégrité: il faut pouvoir assurer que le document n’a pas été modifié, indépendamment de son format.