Comment envoyer les rappels automatiquement?

Il est possible d’envoyer des rappels de facture de manière manuelle ou automatique.

Vous trouverez les explications concernant l’envoi manuel dans l’article Envoyer les rappels de facture manuellement.

Avant toute chose, il faut paramétrer les modèles d’email pour chaque niveau de rappel et indiquer dans les paramètres que vous souhaitez que les rappels soient envoyés automatiquement.

Pour ce faire, allez dans les paramètres et choisissez Documents financiers.

 

Smoall -Paramètres Menu accès

 

Smoall - Paramètres Documents financiers

 

Au niveau de Rappel(s) automatique(s), définissez le processus de rappel. Choisissez le nombre de niveaux différents de rappel que vous souhaitez envoyer automatiquement.

Si vous choisissez 1, 2 ou 3 niveaux de rappels automatiques, les rappels se feront tous automatiquement mais il y a moyen de gérer des exceptions aux rappels automatiques au niveau des fiches clients ou au niveau des factures individuelles (clients ou factures qui restent en dehors du système de rappel automatique). ***Comment créer des exceptions pour les rappels automatiques***

Déterminez les délais d’envoi pour chaque niveau de rappel. Indiquez quand le rappel doit être envoyé en nombre de jours calendriers après la date d’échéance de la facture.

 

Smoall-Paramètres rappels automatiques nombre de jours par rappel

 

N’oubliez pas de cocher la checkbox « Appliquer cette politique de rappel à tous mes clients existants » avant de Sauvegarder.

 

Smoall-Paramètres rappels automatiques pour tous les clients

 

Smoall - Sauvegarder-annuler

 

Les rappels automatiques seront envoyés à 6 heures du matin sur base des templates (=modèles) d’email correspondants.

Après l’envoi d’un rappel, une icône avec un petit marteau suivi du dernier niveau de rappel envoyé sera visible dans la liste des factures ou en haut à droite de la facture.

 

Smoall - icône marteau dans liste factures

Smoall - icône marteau dans facture

 

Pour savoir à quelles dates les différents niveaux de rappels, ont été envoyés, consultez le tab « Communication » dans la facture. Vous pourrez également y voir si le mail de rappel a été ouvert (enveloppe verte) ou pas (enveloppe grise). Si le mail n’est pas parvenu à votre correspondant, l’enveloppe sera rouge. Si l’enveloppe est verte, vous pouvez même voir quand le mail a été ouvert en plaçant la souris sur l’enveloppe.

Remarque : Si vous choisissez l’option d’envoi de rappels automatiques, vous aurez toujours la possibilité d’envoyer un rappel manuellement