Comment paramétrer les modèles d’email ?

Smoall vous permet de gérer différents scénarios d’envoi d’email : Envoyer une facture, un devis…

Pour chacun de ces scénarios vous disposez d’un modèle d’e-mail ad hoc. Certains modèles sont prévus de base, d’autres peuvent être ajoutés par vos soins.

À quoi sert un modèle d’email ?

Un modèle d’email vous permet de :

– Éviter de réécrire le même e-mail pour les scénarios les plus fréquents.
– Déclencher le bon texte en fonction du contexte.
– Insérer des éléments varibables dans le texte (une date, un montant, …)
– Dupliquer votre modèle d’e-mail en différentes langues.

Comment éditer un modèle d’email de base ?

Vous retrouverez les paramètres d’email en suivant : Paramètres / Paramètres e-mail.

 

Smoall - Paramètres - Menu accès

 

Smoall - Paramètres e-mail

 

Smoall - Paramètres Template e-mail - liste

 

En cliquant sur un modèle, vous pouvez alors l’éditer :

 

Smoall - Paramètres e-mail - édition

 

Vous pouvez alors :

1. Éditer le titre de l’email

2. Éditer le corps de l’email

3. Utiliser des éléments variables au sein du titre(1) et du corp (2). Attention, il est important de coller les « {{…}} » pour que cela soit reconnu comme élément variable.

4. Ajouter une adresse (fixe – interne) en copie de l’émail.

5. Ajouter une adresse (fixe – interne) en copie cachée de l’email. Cette adresse (ex : facturation@entreprise.com) peut être utilisée pour créer un « point de centralisation externe à Smoall » afin sauvegarder en un point externe tous les e-mails sortant de l’application.

6. Ajouter une pièce jointe fixe par scénario d’envoi. Ex : Conditions générales de vente (si pas annexé au pdf) – Document TVA cocontractant – …

7. Éditer vos modèles dans différentes langues. Si vos choix de langues ne sont pas encore disponibles, vous pouvez les configurer en suivant les instructions de cette fiche : Comment gérer les langues dans l’application smoall

Comment créer un nouveau modèle d’email ?

À partir de la liste des modèles, vous pouvez créer un nouveau modèle d’email.

 

Smoall - Paramètres e-mail - création nouveau template

 

Ce nouveau modèle ne sera pas repris comme modèle par défaut dans les scénarios standards de Smoall. Pour autant, vous pourrez le sélectionner lors de chaque envoi :

 

Paramètres e-mail - selection modèle custom