Comment envoyer un rappel de facture manuellement?

Il est possible d’envoyer un rappel de facture de manière manuelle ou automatique.

Les rappels de facture automatiques sont expliqués dans un autre article.

Avant toute chose, il faut paramétrer les modèles d’email pour les différents niveaux de rappel que vous souhaitez envoyer et indiquer dans les paramètres que vous ne souhaitez pas que les rappels soient envoyés automatiquement

Pour ce faire, allez dans les paramètres et choisissez Documents financiers.

 

Smoall -Paramètres Menu accès

 

Smoall - Paramètres Documents financiers

 

Au niveau de Rappel(s) automatique(s), choisissez l’option « Pas de rappel » dans le menu défilant sous « Niveau(x) de rappel ».

 

Smoall-Paramètres rappels automatiques

 

Si vous choisissez cette option, aucun rappel ne pourra être envoyé automatiquement mais vous aurez la possibilité d’envoyer des mails de rappels différents. Si vous souhaitez n’envoyer les rappels manuellement que pour certains clients ou certaines factures, voyez comment gérer les exceptions dans l’article Comment envoyer les rappels automatiquement. Ceci vous épargnera beaucoup de travail d’envoi de rappels.

N’oubliez pas de sauvegarder.

 

Smoall - Sauvegarder-annuler

 

Pour envoyer un rappel manuellement, allez dans la consultation de la facture et cliquez sur « Envoyer un rappel » à droite de la facture.

 

Smoall-Envoyer un rappel

 

Le système choisira automatiquement le modèle (=template) d’email correspondant au niveau de rappel que vous envoyez (Rappel 1 pour le premier rappel, Rappel 2 pour le deuxième rappel et rappel 3 pour le troisième rappel) et indiquera déjà l’adresse e-mail de la personne de contact principale, le sujet du mail et annexera la facture pour laquelle vous envoyez le rappel. Vous pouvez y apporter toutes les modifications que vous souhaitez avant d’envoyer le mail en cliquant sur « Envoyer »

 

Smoall-Envoyer mail

 

Après l’envoi d’un rappel, une icône avec un petit marteau suivi du dernier niveau de rappel envoyé sera visible dans la liste des factures ou en haut à droite de la facture.

 

Smoall - icône rappel dans liste factures

 

 

Smoall - icône rappel dans facture

 

Pour savoir à quelles dates les différents niveaux de rappels, ont été envoyés, consultez le tab « Communication » dans la facture. Vous pourrez également y voir si le mail de rappel a été ouvert (enveloppe verte) ou pas (enveloppe grise). Si le mail n’est pas parvenu à votre correspondant, l’enveloppe sera rouge. Si l’enveloppe est verte, vous pouvez même voir quand le mail a été ouvert en plaçant la souris sur l’enveloppe.