Comment utiliser la communication structurée sur vos factures ?

Comment utiliser la communication structurée sur vos factures ?

1. À quoi sert une communication structurée ?

Une « communication structurée » sur votre facture indique à votre client la référence que celui-ci doit mentionner lors du paiement de votre facture.

Cette référence sera alors récupérée sur vos extraits bancaires (et fichier coda) et servira à la réconciliation automatique du paiement avec la bonne facture.

La communication structurée sert donc de « clé de réconciliation » entre un paiement et une facture.

2. Comment lit-on une « communication structurée » dans Smoall ?

La structure imposée par le standard bancaire belge est la suivante :

+++ 000 / 0000 / 000XX +++

Les deux derniers numéros « XX » étant des numéros de contrôle.

Afin de faciliter la lecture de ce numéro, Smoall le compose de la manière suivante :

+++ YYY / YNNN / NNNXX +++
YYYY = L’année de la date de facture
NNNNNN = Le numéro de la facture.

Exemple : La communication structurée suivante +++ 201 / 8000 / 53522 +++ se rapporte donc à la facture n° 535 de l’année 2018.

Remarque : Il est également possible de faire apparaître la communication structurée au sein de vos template de mail en ajoutant l’élément {{invoice.structured_com}} au sein de votre texte modèle. Attention, l’affichage de la communication structurée au sein de l’e-mail ne reprendra pas les « + » ni les « / ».

3. Comment active-t-on la communication structurée dans Smoall.

L’utilisation de la communication structurée peut-être activée / désactivée au sein des paramètres

 

Smoall - Paramètres - Menu accès

 

Smoall - Paramètres - Documents financiers

 

Smoall - Paramètres-Activation-communication-structurée

 

Remarques :

Il est à noter que l’activation de cette fonctionnalité portera sur toutes les factures créées ultérieurement au paramétrage.

La duplication d’une ancienne facture ne comportant pas de communication structurée ne reprendra pas celle-ci dans la nouvelle facture créée.