Bien s’associer. A quoi faut-il penser ?

L’union fait la force, et vous avez donc décidé d’entreprendre en commun. Mais comment organiser cette collaboration pour maximiser vos chances de succès ?  Voici 5 questions que vous devez absolument vous poser avant d’aller plus loin.

Combien d’associés ?

La réponse n’est pas aussi évidente qu’il ne semble de premier abord. Pour commencer, le nombre d’associés va influencer la dynamique de l’association: pair ou impair? Peu ou beaucoup? Tant les processus de décision que la manière de travailler seront très différents en fonction de ces deux paramètres.

Quel apport ?

Combien chacun des associés apportera-t-il à l’affaire? Et quelle en sera la nature? Chacun peut en effet apporter quatre choses à l’entreprise:

  • de l’argent
  • du matériel, un local…
  • du travail
  • une clientèle

Si l’évaluation de l’apport en capital, et de l’apport “en nature” ne posent pas de problème sérieux, il en va tout autrement du travail et de la clientèle. Quelles règles fixer pour cette évaluation? Et comment ce rapport évaluera-t-il dans le temps? Et quel poids l’apport de chacun permettra-t-il d’exercer dans le processus de décision?

Lorsque différents types d’apport s’entremêlent, il est important de bien régler tous les détails. En phase de démarrage, nous vous conseillons de faire en sorte que les apports en travail soit proportionnés aux apports financiers. En effet, lorsqu’un associé apporte beaucoup d’argent mais travaille peu, cela peut créer de sérieux déséquilibres.

Si malgré tout les apports ne sont pas suffisamment proportionnels, pensez à mettre au point une règle pour évaluer le temps passé à travailler pour l’entreprise. De cette manière, vous disposerez d’un critère objectif avec lequel tout le monde a marqué son accord pour évaluer la part de chacun dans l’affaire.

Quelle rémunération ?

Indirectement liée à la question de l’apport, celle de la rémunération mérite également que vous vous y arrêtiez. Surtout les fondateurs ne travaillent pas autant les uns que les autres, ou que les barèmes pour évaluer la valeur de leur travail sont différents. Prenez le temps de vous mettre d’accord avant de vous lancer: vous éviterez ainsi de nombreux conflits.

Faut-il faire de l’optimisation fiscale ?

Beaucoup d’indépendants associés actifs ou administrateurs de société souhaitent recourir le plus possible à l’optimisation fiscale. Cependant, réunir les techniques d’optimisation fiscale de chaque associé, au sein de la société d’exploitation, risquent d’introduire des déséquilibres et des confusions patrimoniales. Sans compter le risque légal que les techniques d’optimisations trop hardies d’un des associés peut faire peser sur l’entreprise. Notre avis? Mieux vaut garder la structure de rémunération aussi simple que possible au sein de la société d’exploitation. Rien n’empêche chaque associé de créer sa société de management et de s’y livrer ensuite à l’optimisation fiscale qui lui convient le mieux.

Et en cas de problème ?

Derniers éléments cruciaux de votre réflexion, les événements exceptionnels:

  • l’indisponibilité temporaire ou définitive d’un associé suite à une maladie ou un accident. Faut-il ou non le remplacer? Qu’advient-il de sa rémunération? Et de sa participation (ou non) aux décisions stratégiques?
  • la sortie d’un associé: à quelles conditions se fera cette sortie? Comment déterminer la valeur des parts? Qui les rachètera? Et en cas de décès? Autant de questions que vous ne pouvez pas balayer d’un revers de la main. Gouverner, n’est-ce pas surtout prévoir?
  • l’entrée d’un nouvel associé: enfin, réfléchir déjà aux règles qui vous permettront d’accueillir un nouvel associé dans l’équipe vous permettra de vous concentrer uniquement sur l’aspect stratégique de la décision le moment venu.

Dernier conseil. Gardez en tête que deux cents ans de capitalisme ont forgé des usages et bonnes pratiques en matière d’association. N’hésitez pas à consulter un avocat, cela vous évitera de réinventer la roue dans la mise en oeuvre de votre pacte d’actionnaire. Les éléments du pacte d’actionnaire seront traités dans un prochain article.

FLOP 5 – Pourquoi ne PAS facturer avec Excel ?

 

Excel, Numbers, Google Sheet,… sont tous des tableurs formidables ! Ils vous donnent une opportunité de démultiplier votre puissance de calcul et de réaliser des modèles très complexes. Malgré leur potentiel, ils présentent également un grand risque sur certaines tâches administratives, telles que le processus de facturation. En voici cinq exemples :

  1. Les erreurs de formule :

Les tableurs sont des programmes “ouverts”. Dans la plupart des cas, la modification d’une formule reste possible. Vous pouvez être un expert pour détecter ces erreurs, vos collaborateurs ne le sont pas forcément. Le risque d’erreur de formule augmente également en dupliquant les pages et les fichiers.

  1. Consolidation du chiffre d’affaires

Emettre une facture reste le nerf de la guerre, mais cela n’est rien si l’on ne peut en calculer le chiffre d’affaires global. En facturant sur un tableur, il est extrêmement périlleux de consolider son chiffre d’affaires car il faudra créer des sommes “inter-page” ou “inter-document”.

  1. Suivi des paiements et balance âgée

Facturer est une chose, se faire payer en est une autre ! Une bonne gestion implique de suivre ses paiements régulièrement et de rappeler les factures impayées à temps. La gestion par tableur vous obligera à maintenir un listing des factures, séparés des factures elles-mêmes. Vous passerez donc beaucoup de temps à réencoder la même information.

  1. Suivi de la situation d’un client

Le meilleur des clients est celui qui revient ! Cet adage se traduit en facturation par plusieurs factures et plusieurs paiements pour un même client. Le suivi des soldes clients par tableur se révèle alors être de la haute voltige. En effet, vous devrez consolider trois dimensions – factures – paiements – clients – … bonne chance.

  1. Comptabilité :

Le temps, c’est de l’argent ! Ceci s’applique également à votre comptable et son temps d’encodage. En facturant sur un tableur, vous ne serez pas capable de lui transmettre les données de facturation dans un format structuré, prêt à être importé directement dans son programme. Votre comptable passera alors une partie de son temps à encoder les données que vous avez vous-même produites.

 

Entre les risques d’erreur de formule, les difficultés de consolidation et le temps perdu avec le comptable, la facturation sur tableur ne se révèle pas être la meilleure solution. Une plateforme de facturation telle que Smoall vous permettra de gagner en structure et en efficacité.

 

Quels sont les critères de choix d’un comptable ?

 

Votre comptable est bien plus qu’une “caisse enregistreuse de la TVA”. C’est un réel partenaire dans lequel vous placerez toute votre confiance. Comment bien le choisir? Voici les critères principaux à évaluer avant de faire son choix.

Travaille-t-il de manière digitale ?

Si votre comptable travaille encore sur une base “papier”, il y a de fortes chances que vous deviez encore lui transmettre vos factures physiques (et imprimer vos factures digitales). Une fameuse perte de temps, et donc d’argent.

A quelle fréquence encode-t-il les données?

Si vous êtes seul, un encodage mensuel est suffisant. Si vous êtes une PME par contre, un encodage plus fréquent est indispensable. N’oubliez pas que lorsque votre comptable encode vos opérations, il peut avoir des questions. Et plus il vous parle de transactions situées dans le passé, plus vous devrez faire un effort pour vous souvenir de la situation. Notre conseil : Dans le cardre d’une PME, l’optimal serait d’avoir un encodage des mouvements bancaires à fréquence hebdomadaire.

 Votre encodage est-il automatisé ?

Votre futur comptable fait-il tout à la main ? Ou utilise-t-il par exemple les « codas » (extraits de compte électronique) pour éviter d’encoder lui-même les virements ? Son système accepte-t-il les transferts électroniques depuis votre logiciel de facturation ? Si oui, vous êtes sur la bonne voie!

Quels conseils peut-il me donner?

N’hésitez pas à demander des conseils à votre futur comptable dès votre première réunion. Et s’il vous donne son avis avant même que vous ne le demandiez, c’est encore mieux. La proactivité est toujours de bonne augure!

Quels sont ses tarifs ?

Faire des économies sur votre comptable est une mauvaise idée, car vous risquez de le payer plus tard. Cela dit, payer trop cher n’est pas non plus une option. En moyenne, comptez 50 euros de l’heure pour de l’encodage simple. Pour des conseils comptables, tablez sur 65€ de l’heure. Quant aux conseils fiscaux, cela démarre plutôt à 85€ de l’heure. Si votre futur comptable vous propose des tarifs inférieurs, cela devrait vous alerter!

Le choix de votre comptable n’est pas à prendre à la légère. Si vous vous trompez, vous risquez d’en faire les frais. Prenez votre temps, soyez attentifs et posez autant de questions qu’il en faudra pour être sûr de faire le bon choix !

Top 5 : Génération “Erasmus” les avantages de les recruter ?

Lors d’un recrutement, vous devrez définir le profil type de votre futur collaborateur afin de structurer votre sélection. Expérience, langues, soft skills, hard skills, … feront parie de vos paramètres. Et pourquoi pas un candidat de la “génération Erasmus”. Quelle seraient ses caractéristiques ?

1) Une évidence : la maîtrise de langues étrangères.

Avez-vous des personnes de votre équipe capable de communiquer avec le monde entier ? Si la réponse est non, voilà la première raison de recruter dans cette « génération Erasmus », la maîtrise parfaite de l’anglais doublé bien souvent de connaissances dans une autre langue ouvrira de nouvelles perspectives à votre entreprise.

2) Des expériences riches.

S’expatrier c’est aussi se rendre vulnérable et sortir de sa zone de confort.Quelqu’unqui a connu l’inconfort ou même l’insécurité sera toujours un plus pour votre équipe, il sera capable de rassurer ses collègues, de supporter le stress, et de rationaliser chaque prise de décision.

3) Une façon de penser différente.

Avoir des expériences à l’étranger, c’est voir au delà des frontières et partager avec des gens qui n’ont pas du tout la même vision du monde, et des affaires que soi. C’est aussi la capacité de recenser les « best practices » de chaque pays, pour apporter ce petit plus à l’entreprise qu’un local n’aura peut-être pas.

4) Des connaissances « multi-marchés ».

Vivre à l’étranger c’est déjà comprendre les us et coutumes d’un peuple, d’une culture.Autant le dire pour un employeur il s’agit là d’un gain de temps énorme que de pouvoir se reposer sur une telle source d’information dans le cadre d’un projet d’internationalisation…

5) L’adaptabilité, le facteur X.

Qu’ils aient des expériences en Chine, en Russie, ou bien au Brésil, leurs comportements varieront et ceci en fonction de leurs interlocuteurs, c’est l’adaptabilité. Pour vous employeur, c’est une qualité nécessaire aux membres de votre équipe, pour pouvoir créer une alchimie. Mais, encore plus important, que votre équipe soit capable de gérer différents clients, différents fournisseurs, dans de multiples situations. Bref l’adaptabilité c’est le facteur X de cette génération Erasmus.

Cheers,

Alex

Votre premier recrutement, ou comment franchir le mur du son

 

Votre entreprise va plutôt bien, les commandes s’empilent, et vous vous retrouvez soudain face à un problème inédit: impossible de maintenir le rythme actuel sans engager. Mais est-ce le bon moment? Et comment savoir si c’est la bonne décision?

En tant qu’entrepreneur, vous vous retrouvez dans la même situation que le pilote d’un avion en passe de franchir le mur du son: l’appareil vibre, subit des soubresauts liés aux phénomènes thermodynamiques, devient plus difficile à contrôler… Et comme le pilote, vous avez deux options: réduire votre vitesse pour sortir de cette zone inconfortable, ou remettre des gaz pour franchir le mur du son. À vous de faire un choix.

Etes-vous au maximum d’efficacité?

Avant de vous lancer dans une procédure d’engagement, une première étape consiste à faire une radiographie du fonctionnement de votre entreprise: êtes-vous suffisamment efficace? En clair, faites-vous le meilleur usage possible de votre temps? Vous pouvez gagner en efficacité de deux manières:

  • augmenter votre efficacité opérationnelle: vous pouvez bien sûr investir dans de meilleurs outils (voire dans l’automatisation de certaines opérations), mais votre efficacité opérationnelle dépendra aussi et surtout de l’organisation du travail. Parfois, restreindre votre zone de chalandise et optimiser vos trajets vous permettra par exemple de gagner un temps précieux, celui que vous perdiez auparavant en vous déplaçant.
  • augmenter votre efficacité administrative: votre comptable vous fait-il gagner du temps ou en perdre? Pouvez-vous travailler avec lui de manière digitale? Avez-vous déjà un logiciel de facturation? Votre banque vous permet-elle de faire rapidement vos opérations? Avez-vous déjà rationalisé vos dépenses pour limiter le nombre de factures, par exemple grâce à une carte essence? Avez-vous sous-traité la prise de rendez-vous à un service de secrétariat en ligne?

 Etes-vous prêt à diminuer vos prestations facturées et votre salaire?

Si vous avez déjà engrangé tous les gains d’efficacité possibles, alors vous n’avez plus qu’un choix: revenir à votre vitesse de croisière ou engager. Mais l’engagement représente un nouveau défi, que nous pouvons résumer en une phrase:

Quoi qu’il advienne, vous n’arriverez pas d’un claquement de doigts à augmenter votre chiffre d’affaires jusqu’au niveau où il couvrira le coût de votre nouvelle recrue.

Vous risquez même une petite diminution du chiffres d’affaires dans un premier temps.:

  • Votre collaborateur, si compétent soit-il, devra en effet apprendre le métier. Non seulement il sera moins productif que vous, mais en plus vous devrez lui consacrer du temps, ce qui diminuera d’autant votre capacité de travail.
  • Vous devrez vous aussi apprendre à tirer le meilleur parti de ces bras supplémentaires: bien déléguer est un art, et vous ne le maîtriserez qu’à force d’essais et d’erreurs. La plus grosse d’entre elles? Prendre votre collaborateur pour un clone de vous-même: il n’a ni vos compétences, ni votre productivité, ni votre abnégation (il ne travaillera pas le dimanche, ni très tard le soir en semaine, à moins de lui payer ses heures supplémentaires).

Naturellement, ceci ne sera qu’une phase: petit à petit, votre chiffre d’affaires augmentera à nouveau, jusqu’à ce que vous atteigniez, puis dépassiez le seuil de rentabilité de votre engagement! C’est tout le mal que nous vous souhaitons.

Un dernier petit conseil?

Un bon moyen de tester votre candidat à moindre risque est de recourir aux stages. Passer deux ou trois mois avec votre stagiaire vous permettra de mieux évaluer son potentiel comme future recrue. Cerise sur le gâteau, il vous permettra mais aussi de commencer sa formation et votre propre apprentissage à un moment où il ne vous coûte encore rien à part un peu de temps!