Le secteur du cinéma, ou des arts en général, véhicule la réputation d’être miraculeusement créatif mais pas toujours efficace en termes de gestion.
Sans porter de jugement à ce refrain que l’on entend trop souvent, encore faudrait-il définir ce qu’est la gestion et comment s’y prendre pour être efficace. Chacun pourra alors s’évaluer, se comparer, et confirmer sa (bonne) gestion. Gérez-vous bien ?
Quel que soit le secteur, la gestion d’une activité professionnelle doit être adaptée à sa taille. Il ne sert à rien de gérer une très petite équipe comme une multinationale… Cependant, quelle que soit la taille de l’entreprise, les mêmes questions se posent :
- Comment gérer son portefeuille de clients et ne pas passer à côté d’un tournage ou d’un événement ?
- Comment planifier ses ressources (caméras, rigging, camions ou collègues …) ?
- Comment facturer facilement et ne pas laisser passer les impayés ?
- Comment être efficace avec sa comptabilité ?
Le secret de la gestion d’un portefeuille clients est la centralisation de l’information. Si vous n’avez pas de plateforme centralisée, les données de vos clients et prospects risquent d’être dispersées dans des carnets de notes, classeurs de cartes de visite, listes Excel et des contacts sur votre boîte mail. Si vous en êtes à ce stade, alarmez-vous et centralisez ! La centralisation sera d’autant plus facile si la plateforme est en ligne. Ceci vous permettra de rendre les coordonnées de vos contacts accessibles à plusieurs personnes, ou depuis plusieurs appareils (ordi, laptop, smartphone).
Centraliser les coordonnées de ses contacts est un bon premier pas. L’étape suivante sera le tri de ces informations. Est-ce que la personne est producteur ou chef opérateur, client ou prospect, de Belgique ou d’ailleurs ? La nature du contact est aussi importante que les données commerciales en cours. Où en est-on sur ce projet de tournage ? A-t-il répondu à l’offre ? Dois-je le relancer ? Une plateforme de gestion de clients gérera au minimum les différentes offres et leur suivi. Ceci permettra de ne passer à côté d’aucun deal.
Après l’acceptation de l’offre, le casse-tête de la planification commence. Suis-je libre ? Mon studio est-il libre ? Mes collègues le sont-ils aussi ? Est-ce que les optiques sont disponibles ce jour-là ? Tout serait évidement rose s’il n’y avait jamais de contretemps. Qui n’a jamais eu de changements de dernière minute liés aux désidérata des clients ou des aléas climatiques ? Dans ces moments, nous comprenons mieux que personne le concept de réaction en chaîne. La modification de l’agenda d’une personne peut mettre à mal l’agenda de tout le monde. Un bon système de planning est alors impératif pour mettre tout le monde au diapason.
Le planning s’applique autant aux collègues qu’au matériel. La planification et le suivi de matériel est d’autant plus important que celui-ci peut se perdre en cours de route. Un appareil photo est si vite oublié sur un tournage. Ici encore, un bon outil de planning est indispensable à la bonne gestion d’une activité de technicien du cinéma.
Vendu, planifié, réalisé, le projet doit maintenant être facturé. Si Word et Excel ont pu vous accompagner pendant des années, ils ne sont peut-être plus une solution efficace. Les calculs y sont difficiles, surtout lorsqu’il s’agit de faire la somme de toutes les factures et de calculer son chiffre d’affaires. Bien sûr le comptable délivre cette information, mais bien souvent trop tard (à la fin du mois ou du trimestre). Une plateforme web de facturation vous permettra de remplacer vos anciens outils et de rendre l’information beaucoup plus visible avec de beaux graphiques.
Il n’est pas tout de facturer, encore faut-il se faire payer. Dans ce cas également, l’information de votre comptable peut arriver trop tard. Etre bon gestionnaire, c’est suivre ses factures ouvertes de très près. Attendre trop longtemps avant de lancer un rappel peut être fatal à votre trésorerie professionnelle et personnelle. Les plateformes de facturation en ligne vous permettent de suivre vos impayés et de les relancer à temps.
A l’heure du paperless et d’une conscience écologique grandissante, il devient absurde d’abattre des arbres et brûler du carburant en allant porter ses documents papiers chez son comptable. De nombreuses solutions de transfert d’information existent pour remettre toutes vos pièces comptables, d’un clic de souris.
Dans un monde digital, il est également inefficace de réencoder la même information plusieurs fois. Vous encodez un paiement et votre comptable réencode la même information. Vous encodez une facture de vente… et votre comptable réencode la même information. L’absurdité est poussée à son comble quand vous payez votre comptable pour qu’il réencode vos propres informations. Afin de palier à cette « encodite aiguë », certaines plateformes de transfert d’information vous permettent d’envoyer à votre comptable des documents électroniques, ainsi que des fichiers d’importation contenant tout votre encodage. Votre comptable peut alors consacrer son temps à ce qu’il y a de plus essentiel … vous conseiller.
Récapitulons !
Quelles sont les bases d’une bonne gestion de son activité professionnelle ? Tout d’abord il faut centraliser son carnet d’adresses et pouvoir le trier. Ensuite, la planification des collaborateurs et du matériel doit pouvoir être cadrée sur une plateforme ad hoc. La facturation doit être simple et fluide grâce à un programme de facturation et rappels. Enfin, le transfert de pièces comptables de manière électronique fait économiser temps, papier et carburant.
Grâce à ces principes mis en pratique dans Smoall – application de gestion en ligne – vous pourrez vous consacrer à ce qui est réellement essentiel, votre métier !