Qui a déjà entendu parler des formats UBL et E-FFF? Derrière ces acronymes se cache un enjeu qui réjouira bien des entrepreneurs: l’automatisation de la facturation et de la comptabilité. Petit guide.
Si établir vos factures est une nécessité pour la vie de votre entreprise, ce n’est pas toujours un plaisir. Surtout pour celles et ceux qui les préparent encore à la main dans Excel, ou pire encore, dans Word. Heureusement, les logiciels de facturation (comme Smoall) sont arrivés pour nous faciliter la vie: création de produits et services avec des prix prédéfinis, calcul automatique des totaux, numérotation sans faille des documents, envoi automatisé: le rêve!
Automatique chez votre comptable?
Nonobstant l’automatisation a encore beaucoup de potentiel et peut générer des économies substantielles. Prenez votre comptable, par exemple. Si vous lui envoyez toutes vos factures par mail (ou même via un upload) au format PDF, il perdra du temps à les réencoder. Mais si vous lui envoyez un gros fichier standardisé, elles seront automatiquement entrées dans son logiciel comptable, avec à la clé pour lui un gain de temps, et pour vous un gain d’argent.
Permettre aux logiciels de « se parler »
Pour que votre logiciel de facturation et le logiciel comptable puissent se parler, il y a deux possibilités:
- Soit les développeurs des deux logiciels se mettent d’accord sur des formats de fichier
- Soit tout le monde adopte un format « universel »
C’est aujourd’hui cette deuxième logique qui prend le pas. Il existe désormais un standard international, dénommé UBL ou Universal Business Language. Les logiciels échangent des fichiers XML qui contiennent toutes les informations nécessaires sous forme standardisée.
De plus en plus répandu
En Belgique, ce fichier XML au format UBL est enrichi avec le PDF de votre facture: c’est le standard e-fff. Facile pour envoyer vos factures de vente à votre comptable, mais aussi à certains clients: beaucoup de moyennes et grandes entreprises utilisent en effet des logiciels de gestion (ou ERP) qui acceptent les factures e-fff. Certaines entreprises et institutions commencent même à rendre obligatoire l’envoi des factures e-fff. Qui dit format standardisé dit en effet automatisation, et qui dit automatisation dit rapidité de traitement et diminution des erreurs. D’autant que le standard UBL permet aussi à ces entreprises d’automatiser leurs instructions de paiement!
Et pour vous ?
Vous avez des clients qui acceptent le format e-fff? Certains le rendent même obligatoire? Pas de panique! Smoall vous permet d’envoyer vos factures de vente et d’achat au format e-fff aux clients et comptables qui le souhaitent.