De bonnes décisions de gestion reposent sur une base solide: une comptabilité complète et à jour. Pour en disposer, vous devez établir une communication ouverte et efficace avec votre comptable. Voici comment y parvenir.
La gestion et la comptabilité sont deux univers différents mais proches. Le gestionnaire et le comptable ont besoin l’un de l’autre pour remplir correctement leur mission.
- Avant l’encodage : le gestionnaire doit faire parvenir au comptable toutes les factures et pièces justificatives dont il a besoin pour établir les comptes.
- Après l’encodage : le comptable doit fournir au gestionnaire des informations exhaustives et compréhensibles pour permettre le contrôle et l’analyse des comptes.
Avant l’encodage: facilitez le transfert des pièces comptables
Votre comptable doit recevoir tous les documents relatifs à vos opérations : factures de vente et d’achat, extraits de compte, documents sociaux et fiscaux. Vous disposez de plusieurs options:
- Envoi des documents sous forme « papier »: cette méthode est peu pratique, lente, difficile à organiser, et source d’erreurs. Évitez-la autant que possible.
- Transfert des documents par email : l’envoi de pièces jointes par email permet déjà de « dématérialiser » vos pièces, et donc de simplifier la logistique. Mais il laisse encore la place aux erreurs, aux oublis et aux problèmes de taille de fichiers joints. Des solutions de transfert de fichiers comme WeTransfer peuvent vous aider, mais ne résoudront pas l’inconvénient principal de la méthode:si vous envoyez plusieurs centaines de documents par an, gérer et retracer vos envois risque vite de devenir un casse-tête.
- Les outils de stockage et de partage de fichiers dans le cloud, (Dropbox, GoogleDrive, OneDrive) présentent l’avantage de tout centraliser en un seul endroit à un coût abordable. Mais il n’est pas toujours facile de retracer les ajouts et les modifications de fichiers. Mieux, donc, mais pas parfait !
- La meilleure solution ? Soit vous disposez d’une application de gestion comme Smoall, soit votre comptable utilise un portail (par exemple Skwarel). Avantage, dans les deux cas: l’envoi de documents est daté et centralisé, et les documents sont bien repertoriés et facilement consultables.
Après l’encodage : faciliter le contrôle et l’analyse de l’information
Une fois que votre comptable a encodé vos documents, vous pouvez d’une part vérifier que tout a été encodé correctement, et d’autre part analyser vos comptes afin de prendre les bonnes décisions de gestion.
- Si vous disposez d’un simple bilan interne et d’un compte de résultat intermédiaire, vos possibilités seront limitées, car vous ne pourrez pas « zoomer » sur les différents postes pour les examiner en détail.
- Si vous et votre comptable maîtrisez bien Excel, vous pouvez constituer des « tables pivots » à partir d’un export depuis le logiciel comptable. Elles permettront une analyse détaillée de vos comptes, mais ne vous aideront pas à échanger à leur sujet avec votre comptable.
- Un portail comptable comme Skwarel représente une meilleure alternative: il vous offre à la fois la possibilité d’analyser vos comptes dans les moindres détails, et de poser vos questions à l’intérieur même du portail.
Confectionner et analyser vos comptes ressemble fort à la gestion d’une chaîne de production dont vos données constituent la matière première. Dans un soucis d’efficacité et de qualité, mieux vaut choisir son comptable en fonction de ses qualités professionnelles, mais aussi en fonction des machines qu’il/elle utilise.