Vos factures arrivent de différents canaux, sous différents formats et vous avez des archivages multiples. Vous avez du mal à vous retrouver dans vos factures d’achat ? Découvrez nos conseils qui vous permettront de gagner en efficacité.
Simplifiez l’arrivée de vos factures
Vos factures proviennent de canaux différents: poste, e-mail, portail client, voire un vieux ticket de caisse qui traîne dans votre portefeuille. Essayez autant que possible de fonctionner par email: c’est solution la plus facile pour vous, puisque la facture est déjà digitalisée et qu’il vous suffit de la sauvegarder dans un répertoire ad hoc. N’hésitez pas à contacter vos fournisseurs pour leur f-demander d’utiliser ce canal dès que possible. Souvent, c’est bien plus facile pour eux aussi.
Choisissez le format qui vous convient le mieux
Vos factures se présentent sous différents formats: papier, JPG-PNG, PDF ou E-fff. Pour plus de facilité, transférez vos factures sous un format unique. Le PDF est très facile d’utilisation et permet de figer le contenu. Si vous disposez d’un ERP ou si votre comptable est digitalisée, le format E-fff — facture électronique — est également une alternative intéressante puisqu’il est permis d’encoder automatiquement les factures.
Rangez toutes vos factures au même endroit
Le point de centralisation est l’endroit où vous allez ranger vos factures. Il peut être physique comme un bac à papier, ou numérique: archivage local sur votre ordinateur, sur une mémoire externe, dans un cloud ou encore sur une application de gestion comme Smoall. Notre conseil: scannez le plus rapidement possible vos documents physiques. Vous aurez ainsi un seul lieu (virtuel) de stockage et vous ne perdrez plus rien.
Faites des backups de vos factures
C’est primordial! Si vous travaillez en numérique vous pouvez faire vos backups via:
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Un archivage local (sur le disque dur de votre ordinateur): attention cependant en cas de crash
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Une mémoire externe (USB, NAS, Disque dur): déjà mieux, mais pas encore idéal
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Un cloud: Dropbox, Google Drive, OneDrive… L’avantage du Cloud? Le gestionnaire du cloud se chargera d’assurer leur backup.
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Votre application de gestion ou de comptabilité: une excellente idée, car les fonctionnalités de recherche sont beaucoup plus étendues.
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Organisez le suivi de vos paiements
Pour vous permettre de suivre l’avancement de vos paiements, votre comptable réalise une balance fournisseur. Cependant, il ne s’en charge en général qu’une fois tous les trois mois, voire une seule fois par an. Pour bien suivre vos paiements, vous pouvez:
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Faire un listing Excel
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Utiliser une application de facturation qui propose le suivi des paiements
Une application de gestion comme Smoall est la solution la moins chronophage et la plus facile d’utilisation. Et si vous la reliez à votre banque, elle s’occupera même toute seule de marquer les factures payées et d’envoyer des rappels en cas d’impayés.
Vérifiez votre check-list de clôture
C’est l’étape qui précède l’envoi des factures à votre comptable. Vous vous assurez d’avoir tous les documents à transmettre en vérifiant votre liste Excel ou votre tableau de suivi dans une application de gestion. Smoall a aussi voulu faciliter cette étape: l’application comprend un tableau récapitulatif qui vous permet de tout vérifier avant l’envoi.
Transmettez vos factures à votre comptable
C’est votre dernier job. Vous transmettez toutes vos factures à votre comptable, qui s’occupera du reste. Si vous n’avez pas encore franchi le pas de la digitalisation, vous devrez les envoyer par courrier. Si vous travaillez en numérique, vous pouvez:
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Envoyer un gros fichier zip par email ou via une application de transfert de gros fichiers comme Wetransfer
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Votre application de gestion ou de comptabilité.
Votre application de gestion s’avèrera souvent la solution la plus rapide.
Une bonne gestion est cruciale pour vous permettre d’optimiser votre temps et de faciliter le travail de votre comptable. Suivez ces quelques conseils: vous ne serez pas déçu et votre comptable vous remerciera.