Tous les jours, vous allumez votre ordinateur et vous retrouvez à lire une dizaine de mails. Combien d’entre eux sont-ils réellement utiles à votre activité? Rationalisez l’usage des emails et récupérez du temps de travail grâce à un peu de bon sens et beaucoup d’automatisation!

Avant toute chose: mettez un frein aux emails internes. Avez-vous pensé aux « chats d’entreprise »? Arrêtez de vous envoyer des mails en interne. Des outils comme Slack, Google Hangouts ou Skype vous permettent de discuter instantanément avec tous les membres de votre équipe. Ces applications vous permettent même de créer des groupes, et donc de mener des conversations par thème ou projet. Simple et efficace pour les petites discussions quotidiennes, les dizaines de « reply to all » en moins…

Utilisez les filtres de votre boîte mail

En général, les logiciels de gestion des mails vous permettent de filtrer le contenu entrant. Vous pouvez calibrer vos paramètres comme bon vous semble en fonction de votre utilisation. Vous pouvez par exemple:

• rediriger toutes les factures d’achats vers un dossier « à payer », grâce au mot clé « facture » ou « invoice » et/ou l’adresse de l’expéditeur. Notez que vous pouvez même transférer automatiquement ces factures vers l’inbox de votre compte Smoall.
• Sauvegarder les newsletters dans un dossier « à lire »
• Si vous avez une adresse mail d’équipe, séparer les mails de l’équipe de vos mails personnels
  Autant de petites automatisations qui vous permettront de réduire le nombre de messages dans votre boîte de réception !

Facilitez le traitement de vos mails sortants

Votre signature et votre formule de politesse sont toujours les mêmes? Gagnez du temps en la sauvegardant dans vos paramètres. Elle se rajoutera ensuite automatiquement dans vos courriers sortants !

Et si votre email faisait plus qu’envoyer un message?

Grâce à certaines applications comme Zapier ou IFTT, vous pouvez automatiser des actions plus complexes à partir de votre boîte mail: créer une tâche dans un logiciel de gestion de projet, rajouter un contact dans votre carnet d’adresses, sauvegarder une pièce jointe… Ces automatisations vous feront gagner un temps précieux. Vous envoyez une commande à un fournisseur? Laissez Zapier créer automatiquement une tâche de suivi dans Trello ou un rappel dans votre logiciel d’email.

Utilisez les extensions de votre boîte mail

Les gestionnaires de mail les plus répandus, comme Outlook ou Gmail, permettent aujourd’hui de rajouter des « extensions »à l’intérieur du logiciel. Il s’agit de liens avec d’autres programmes: gestionnaires de fichier (OneDrive, Dropbox, Google Drive), logiciels de prise de note (Evernote, OneNote…), logiciels de gestion de projet… En quelques clics, vous pouvez créer ou mettre à jour des éléments dans votre programme favori sans même quitter l’email!

Voilà quelques pistes de réflexion. Il vous suffira de quelques dizaines de minutes pour mettre en place vos automatisations et gagner un temps précieux tous les jours.

Et n’oubliez pas de partager vos automatisations favorites avec la communauté Smoall!