Si la méthode « Scrum » est aujourd’hui très populaire, la méthode « kanban »,n’a rien à lui envier. Plus simple, elle permet de mener vos projets avec efficacité sans oublier une seule étape. Crucial, dans une société dictée par l’innovation et la réactivité !
Le « kanban », c’est quoi ?
Inventé dans les années 50 par Toyota, le « kanban » est à l’origine une méthode de gestion des stocks: “kanban” signifie “étiquette” en japonais. Vous l’aurez compris, il s’agit donc d’une méthode simple et visuelle. Au départ, donc, la méthode Kanban visait à réduire les stocks de matières premières et de produits finis d’une entreprise en en produisant chaque fois “juste à temps” (just-in-time). En très synthétique, les pièces détachées et les matières premières sont placées dans de petits containers dans le hall de production. Chaque container est équipé d’une étiquette. Lorsque le responsable d’un poste de travail commence à utiliser un container, il en détache l’étiquette et la place sur le tableau de planning du poste de travail précédent. À la fin de la journée, le responsable de ce poste peut prioriser la production du lendemain en fonction des étiquettes reçues. Simple et efficace.
Comment l’utiliser ?
Vous l’aurez compris, la méthode Kanban permet de structurer un projet en plusieurs “morceaux”. Chaque phase est représentée par une carte, réelle ou virtuelle. (en clair, vous pouvez utiliser des post-its sur un tableau, ou utiliser un logiciel comme Kanbanflow ou le module de gestion de projets de Smoall). Ces cartes sont déplacées de colonnes en colonne au fur et à mesure qu’elles avancent.
Par exemple, pour un projet informatique, vous pouvez identifier différentes “fonctionnalités” à produire. Chaque fonctionnalité a son étiquette, et les colonnes sont, par exemple : planification, développement, test, déploiement et facturation. Chaque fois qu’une équipe finit sa tâche sur un module, elle le place dans la colonne suivante pour passer le relais à l’autre équipe. Et ainsi de suite jusqu’à ce que le module soit facturé au client.
Avantage: en un coup d’oeil, tout le monde peut voir où se trouve chaque élément du projet. Et il est possible de détecter où il y a des engorgements, ce qui permet éventuellement de dégager des ressources pour aider l’équipe qui “cale”
Efficace ? Oui, mais…
Bien sûr, aucune méthode n’est parfaite. Si Kanban est très visuel et permet un suivi très rapide. Elle a deux défauts :
- les liens de dépendance entre les tâches (une tâche B ne peut commencer que si la tâche A est terminée) ne sont pas clairement identifiés.
- la gestion de l’agenda et des deadlines sont moins visibles que sur votre calendrier.
En résumé, Kanban est un outil très facile à utiliser, mais qui pourrait présenter quelques limites pour les projets plus complexes. Si vous vous lancez, soyez assuré que l’adoption par votre équipe sera assez rapide et une fois mise en place, elle permettra d’augmenter votre productivité.