Comme bien d’autres rouages, les conditions générales de vente – CGV – sont un élément clé de la mécanique d’une entreprise. Ce document fixera le cadre de votre relation commerciale et vous évitera bien des désagréments. En cas de litige, les CGV seront le premier document à être pris en compte lors de l’arbitrage.
Tout le monde en mesure l’importance mais peu en connaissent le contenu et les usages. Que doit-on y mettre ? Quand faut-il les utiliser ?
Les éléments immanquables :
Toutes les clauses que vous mettrez dans vos CGV sont importantes, mais certaines le sont tout particulièrement:
- Le délai de paiement: le meilleur moyen d’éviter les retards est de préciser un délai de paiement.
- Les pénalités: prévoyez à l’avance les pénalités en cas de retard de paiement (intérêts et indemnités forfaitaires pour les frais administratifs encourus)
- Le droit applicable et juridiction compétente: préciser ces points vous évitera par exemple de voir l’affaire portée devant un tribunal français si vous êtes en Belgique, ou un tribunal d’Anvers alors que votre société est active près de Bastogne.
D’autres éléments important :
À la différence des conditions particulières de vente qui peuvent être définies à chaque commande – description des biens vendus , le prix, la date et le mode de livraison – …, les conditions générales de vente établissent les règles « générales » :
- les modalités de commande et de résiliation
- les modes de paiement acceptés.
- le moment du transfert de propriété, c’est-à-dire le moment où le produit que vous vendez appartient au client. Beaucoup d’entreprises ne transfèrent la propriété que lorsque le paiement a été entièrement réceptionné.
- le délai et de mode de réclamation: si le client n’est pas satisfait, il peut faire des réclamations, mais vous pouvez fixer des limites, notamment dans le temps
- la garantie: durée, conditions, modalités de recours, etc. Attention: pour les ventes de biens neufs aux particuliers, vous êtes obligé d’offrir une garantie de deux ans !
- la responsabilité: indiquez que vous n’êtes pas responsable de l’utilisation faite de votre produit par le client.
- les cas de force majeure qui justifierait un éventuel retard de livraison ou une annulation de la commande
- toutes les définitions que vous jugeriez utiles
Quand les communiquer ?
Votre client doit avoir l’occasion de prendre connaissance de vos conditions générales de vente le plus tôt possible. Une acceptation formelle des CGV lors de la première commande est également nécessaires. Voici les bonnes pratiques en terme de diffusion de vos CGV :
- Sur votre site web
- Au verso des offres et devis
- Au verso de vos bons de commande client
- Au verso de vos factures.
La règle d’or en cas de litige est de pouvoir établir la connaissance et l’acceptation des CGV par votre client.
Un dernier conseil
Lorsque vous préparez vos conditions générales de vente, faites attention au copier/coller. Les modèles « prêts à l’emploi » peuvent vous faire avancer dans votre réflexion, mais ne constituent aucunement votre version finale. Il est indispensable de faire valider vos CGV par un avocat. Ce dernier vérifiera la légalité du document ainsi que votre niveau de protection. Les coûts associés à sa consultation doivent être considérés comme un investissement essentiel dans une mécanique commerciale bien huilée.