Tous les entrepreneurs sont régulièrement confrontés au retard de paiement d’un client. Le secret d’une bonne gestion ? Mettre en place les bons outils de prévention, et réagir rapidement en cas de problème.
Rares sont ceux qui apprécient vraiment de devoir envoyer un email de rappel à un client, ou de devoir lui donner un coup de fil pour s’enquérir d’un paiement. Mettre en place les bons outils vous permettra à la fois de réduire le nombre de rappels et de mieux gérer cette procédure délicate.
Prévenir : organisez-vous
Une bonne politique de prévention commence avant même la commande. Elle se compose de quelques éléments :
- une évaluation préventive du risque client: la Banque Carrefour des Entreprises et la Centrale des bilans vous permettent de consulter les comptes annuels et les statuts de toutes les entreprises belges, et un site comme data.be propose même une analyse des données extraites de ces bilans sous forme de graphiques clairs et faciles à interpréter. Smoall travaille également sur une intégration de ces données au sein de son interface.
- de bonnes conditions générales de vente qui stipulent clairement les pénalités et intérêts en cas de retard. N’hésitez pas à les communiquer dès l’envoi de votre première offre, et de les renvoyer en même temps que votre facture.
- Une facturation rapide : n’attendez pas la fin du mois pour envoyer vos factures. Rédigez et envoyer une facture dès la clôture de votre prestation ou l’envoi de votre commande. Le délai de paiement ne peut en effet commencer à courir qu’au moment où votre client a reçu sa facture.
- Pour les gros projets et les prestations récurrentes : mettez-vous d’emblée d’accord avec votre client sur une facturation périodique, et envoyez scrupuleusement vos factures aux dates contenu.
Surveiller : automatisez
Vous pouvez mettre en place une série d’outils automatiques (ou presque) destinés à surveiller vos créances en cours :
- Répartition du chiffre d’affaires par client : vous saurez ainsi qui sont vos clients les plus importants, et vous pourrez comparer ce chiffre à votre balance âgée
- La balance âgée : préparée par votre comptable, elle vous donne une ventilation des créances en cours par échéance (et dépassement d’échéances), et vous permet donc d’identifier rapidement les mauvais payeurs
- Un bon logiciel de comptabilité ou de facturation vous permet de disposer d’un tableau de bord, ou d’une liste des créances en souffrance. Pratique pour identifier d’un coup d’œil les cas qui requièrent votre attention.
- Un rappel automatisé quelques jours avant l’échéance : certains logiciels de facturation (dont Smoall) vous permettent d’envoyer un petit rappel quelques jours avant l’échéance. Une manière de signaler discrètement que vous avez mis en place une politique efficace de gestion des créances.
Guérir : réagissez rapidement
Dès que le délai de paiement est dépassé, mettez-en place un programme – automatisé ou non – de rappels.
- J+5: premier rappel sur un ton amical
- J+15: rappel plus formel
- J+ 20: appel téléphonique de suivi (éventuellement externalisé)
- J+25: mise en demeure. Cette dernière étape est indispensable pour vous permettre d’agir en justice si vous le souhaitez. C’est donc aussi le moment de consulter votre avocat, qui évaluera avec vous les différentes alternatives. Plus vous l’impliquerez tôt, mieux votre dossier aura de chances d’aboutir. Il vous conseillera aussi sur la meilleure manière de formuler votre mise en demeure, ou pourra l’envoyer pour vous. Une lettre d’avocat débloque souvent la situation.
Il vous reste encore quantité d’autres options, y compris sous-traiter le recouvrement à une société spécialisée, recourir aux services d’une société de factoring ou céder vos factures sur une plateforme comme Edebex. Mais l’essentiel reste contenu dans le vieil adage : mieux vaut prévenir que guérir !