Le homeworking ou télétravail était déjà une tendance de fond dans l’organisation des entreprises. Il a fallu la crise du Coronavirus pour accélérer et puis imposer ce mode de fonctionnement.
Pour que le télétravail soit une réussite, il faut d’une part, de nouvelles conventions d’organisation, et d’autre part, certains outils indispensables à la collaboration à distance.
Voici le kit de survie du télétravail pour petite entreprise :
1) Archivage en ligne :
Pour pouvoir synchroniser facilement des documents d’un ordinateur à l’autre, sans réseau interne ou infrastructure lourde, rien de tel qu’un système de « Drive ». Voici les noms les plus courants : DropBox – Google Drive ou OneDrive.
Conseil : Il est essentiel de définir l’arborescence de son archivage et la structure de partage des dossiers avant de démarrer.
2) Messagerie d’équipe :
La distance ne doit pas être un frein aux interactions entre collègues. Les systèmes de « chat » permettent de faire passer des informations rapidement tout en réduisant les emails internes. Mais l’effet le plus important d’une messagerie est la création du « lien social » au sein de l’équipe.
Attention, à la différence des emails, les systèmes de chat constituent une communication synchrone (post et réponse en direct), contrairement aux emails qui sont asynchrones (post et réponse avec un délai).
Les grandes références en termes de chat sont : Slack – Microsoft Team – Google Hangout.
Conseil : Nous déconseillons d’utiliser WhatsApp comme système de chat professionnel car outre le fait que cela ne respecte pas la sphère privée de vos collaborateurs, ce n’est pas le système le plus facile à organiser du point de vue des discussions – contrairement à Slack.
3) Vidéo conférence
Dans une collaboration à distance, il est essentiel de se « voir » régulièrement pour s’organiser au mieux (réunion quotidienne ou hebdomadaire) mais aussi pour maintenir une ambiance d’équipe (lunch, pause café, …)
Les logiciels les plus utilisés pour une vidéo conférence sont : Zoom – Skype – Google Hangout.
4) Outils de gestion en ligne.
En plus des trois premières solutions concernent de l’information « non-structurée » (archivage, messagerie, vidéo), il est INDISPENSABLE d’avoir un système en ligne qui articule vos données structurées.
Les fonctionnalités couvertes par ces applications gèrent entre autre les clients, les ventes, la facturation, la gestion de projet, …
Smoall réunit l’ensemble de ces fonctionnalités nécessaires à une petite entreprise pour une gestion en télétravail.
Avant la crise du coronavirus, la digitalisation n’était qu’un facteur de productivité. Aujourd’hui, des outils en ligne sont devenus une condition de survie des entreprises.