Vous passez trop de temps le nez dans la paperasse ? Tout ce temps vous fait perdre beaucoup d’argent… inutilement ! En effet, à l’ère du numérique, il n’est pas si compliqué de supprimer les feuilles et les classeurs et d’exploiter la puissance du « cloud ».
Digitaliser, c’est avant tout réduire les « ruptures » dans les chaînes d’informations. Les spécialistes parlent de « rupture de chaîne » quand il faut réencoder une information qui a déjà été encodée ailleurs. Des exemples? Recopier « à la main » les données d’une facture d’achat dans un logiciel comptable ; encoder un numéro de téléphone reçu par email dans le tableau Excel qui héberge la liste de vos clients ; noter l’adresse de votre client sur un bout de papier avant de partir en rendez-vous clientèle…
Chacune de ces interventions implique une personne, et donc un coût salarial et un risque d’erreur.Éviter ces ruptures est donc à la fois plus sûr et moins cher.
Voici 5 façons de vous lancer rapidement dans la digitalisation de votre entreprise.
Utilisez un CRM
Le CRM (Customer Relationship Management) vous permet de gérer en ligne les relations avec vos clients et prospects. Non seulement vous y centralisez leurs coordonnées de contact, mais vous pouvez aussi y tenir un registre de toutes les communications que vous avez eues avec eux, suivre l’avancement de vos dossiers commerciaux. Et, bien sûr, vous pouvez aussi suivre l’avancement des démarches commerciales entreprises par vos délégués ou vos collaborateurs.
Passez à la facturation électronique
Les raisons de passer à la facturation électronique sont multiples. En plus d’économiser du papier, vous facilitez la gestion quotidienne de votre entreprise et le suivi de vos créances. Vous pouvez en outre souvent automatiser l’envoi de factures récurrentes (loyers, abonnements, forfaits…), échanger des documents au format électronique avec votre comptable…
Utilisez les fichiers Coda
En Belgique, les extraits de compte électronique respectent un format standardisé : on les appelle familièrement les « fichiers Coda ». Leur intérêt ? L’automatisation! Puisque l’information est toujours au même endroit et sous la même forme, les logiciels comptables et les logiciels de facturation sont capables d’utiliser l’information de ces extraits pour mettre automatiquement à jour vos dossiers. Avantage ? Si vous combinez ces fichiers à l’utilisation des communications structurées pour la facturation, vous pouvez automatiser le suivi des paiements: chaque paiement sera automatiquement associé à la facture à laquelle il se rapporte. Un fameux gain de temps !
Imposez la facture électronique à vos fournisseurs
Vous voulez éviter au maximum tout ce qui vous fait perdre du temps ? Imposez à vos fournisseurs de vous envoyer leurs factures sous forme électronique, et faites de même avec vos clients: leur stockage sur votre disque dur, ou mieux, dans le cloud, prendra moins de place et de temps que dans une montagne de classeurs.
Transmettez vos pièces comptables de manière électronique
Vous avez encore, dans un coin de votre bureau, une boîte à chaussures pleine de tickets de caisse et de factures d’achat? Vous attendez un rendez-vous avec votre comptable pour lui apporter tout ça? Arrêtez tout de suite! Pourquoi ne pas scanner ces documents et les envoyer sous forme électronique, par mail ou avec un logiciel de comptabilité en ligne? Vous limitez le risque de perdre des documents, et vous ne perdrez plus de temps à apporter ces documents à votre comptable. De plus, votre comptabilité sera plus rapidement mise à jour, et surtout, vous pourrez utiliser les rendez-vous avec votre comptable lui demander des conseils ou lui poser des questions.
Vous le voyez, la digitalisation peut fortement simplifier votre vie d’entrepreneur, et surtout, libérer votre temps pour ce qui compte: faire grandir votre entreprise. N’attendez plus, passez au digital, et faites-le avant vos concurrents !