Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau initié par l’Union Européenne pour standardiser et sécuriser la circulation des factures électroniques entre entreprises et administrations.
Est-ce que mon comptable est concerné par ce réseau Peppol? Dois-je lui confier mon point d’accès ?
Votre fiduciaire comme fournisseur de services BtoB est tenue aux mêmes obligations d’entreprise que vous en termes d’affiliation au réseau Peppol. Votre comptable vous enverra donc bientôt sa propre facture à travers le réseau Peppol.
Votre fiduciaire dans le cadre de ses « opérations » de comptabilité, fait face à l’enjeu de régularité d’approvisionnement des pièces comptables (ventes, achats, …), sa matière première. La régularité de transmission des pièces comptables est une clé de sa productivité car un flux régulier lui permet d’éviter des pics de travail les jours qui précèdent les déclarations de TVA.
Faut-il pousser la régularité d’approvisionnement jusqu’au « temps réel » ?
Nonobstant l’importance de régularité d’approvisionnement des pièces comptables (ventes et achats), il n’est pas indiqué d’organiser une synchronisation en temps réel pour les raisons suivantes :
Les factures doivent être contrôlées avant d’être comptabilisées :
Ventes ou achats, les factures doivent être contrôlées par l’entreprise avant leur transmission à la comptabilité.
Pour les ventes, il peut arriver qu’une facture (validée dans Smoall et non encore transmise au client) doive faire l’objet d’une modification avant d’être envoyée au client.
Pour les factures d’achat, ces dernières doivent également être contrôlées et validées avant leur transmission à la comptabilité.
Toute correction d’une facture qui serait comptabilisée trop vite engendrerait un point de friction entre l’entreprise et son comptable et un temps de correction non négligeable.
Le paiement des factures d’achat doit être organisé :
Une bonne pratique de gestion consiste à organiser le paiement d’une facture d’achat dès sa réception en programmant la date effective de paiement selon l’échéance demandée et la planification de sa trésorerie.
Le contrôle interne des factures et l’organisation des paiements d’achat justifient donc un délai de traitement avant qu’elles ne soient comptabilisées. De plus, votre fiduciaire n’est peut-être pas organisée pour absorber un flux en temps réel. Une transmission hebdomadaire pourrait-être un objectif réaliste.
Faut-il confier mon point d’accès Peppol à mon comptable ?
Sauf cohabitation complète de l’entreprise et de la fiduciaire dans un même système de gestion, il n’est pas indiqué de confier son point d’accès Peppol à une fiduciaire pour les raisons suivantes :
- Un point d’accès Peppol au sein de la fiduciaire amène un flux de document en “temps réèl” qui présente des risques de comptabilisation trop rapide (cf supra)
- Le réseaux Peppol n’organise que les flux de facturation BtoB et BtoG. Quid des factures BtoC ?
- Dans la phase d’adoption du réseau, où tous les acteurs n’y seront pas encore, il faudra pouvoir faire cohabiter Peppol et les canaux historiques. Si votre comptable tient votre point d’accès Peppol, il ne recevra qu’une information partielle qui devra être complétée par vos soins. Le contrôle d’exhaustivité et de consécutivité des pièces en sera d’autant plus compliqué.
- Le réseau Peppol, surtout dans ses premières années, amènera son lot de questions fonctionnelles, doutes de délivrabilité et “corner case”. Confier le point d’accès Peppol au sein de votre fiduciaire placera votre comptable comme 1er point de support. Est-ce le bon interlocuteur pour cette fonction ? Votre lettre de mission prévoit-elle cette prestation ?
- Un point d’accès Peppol au sein de votre fiduciaire vous crée une dépendance technique auprès de votre comptable. Ce lien technique pourrait freiner votre mobilité.
Quels sont les avantages d’utiliser Smoall comme point d’accès Peppol ?
Smoall vous permet de gérer différents canaux de transmission et réception de factures (Peppol, Email, Poste, manuel) pour couvrir tous les cas de figure (BtoC, BtoB sur/hors Peppol, BtoG)
Smoall vous permet d’opérer le contrôle des factures et d’organiser le paiement des factures d’achat, avant leur comptabilisation.
Smoall vous permet d’organiser la transmission (automatique) des factures vers votre fiduciaire à votre meilleure convenance en termes de fréquence.
Conclusion
Sauf symbiose complète entre la fiduciaire et de l’entreprise au sein d’un même système de gestion, il n’est pas recommandé de confier son point d’accès Peppol auprès de sa fiduciaire.
Smoall vous offre un point d’accès Peppol et un mécanisme de transmission des pièces comptables de l’entreprise vers votre comptable.
Pour en savoir plus :
La facturation électronique en Belgique
Comment recevoir une facture d’achat depuis Peppol ?
Comment envoyre une facture de vente sur Peppol avec Smoall ?